Il recapito telefonico

Quando si crea una società o si apre una Partita Iva diventando così ditta individuale, è necessario registrare in anagrafica anche un recapito telefonico.

Questo deve essere un fisso, nel caso di aziende con regolare sede legale con indirizzo di riferimento in uno specifico locale. I liberi professionisti possono dare come recapito anche un cellulare. Inoltre, anche le aziende possono aggiungere un numero di telefonia mobile per poter essere rintracciati più facilmente.

Tuttavia, il problema non è tanto comprendere quale sia il numero telefonico giusto ma gestire le telefonate.

Al giorno d’oggi, servizi come segretaria 24, segreteria virtuale, uffici virtuali e centralino automatico sono molto richiesti, perché riescono a sollevare i titolari d’azienda da gran parte del lavoro quotidiano e da tutte quelle incombenze che rischiano solo di sottrarre tempo prezioso agli affari. Ma cos’è un ufficio virtuale?

Assumo centralinista

Tutti coloro che sono a capo di una piccola-media azienda, prima o poi, si sono trovati a pensare di dover assumere un’addetta telefono.

Questo perché è impossibile pensare di poter riuscire a portare a termine tutte le mansioni quotidiane se si deve anche rispondere continuamente al telefono dell’ufficio o al cellulare. Spesso si tratta di telefonate non importanti, di sondaggi, di interviste, di proposte commerciali. In tutto questo si pone un altro rischio. Quello di non riuscire a rispondere alle chiamate davvero importanti.

Per esempio quelle del Fisco che deve comunicare qualcosa di urgente, o quelle relative a disguidi amministrativo-burocratici. Peggio ancora, si rischia di perdersi le telefonate provenienti dalle banche, dal proprio Commercialista o da clienti particolarmente importanti e remunerativi. Delegare questa parte del lavoro a terzi azzera questo rischio. 

Gestione del recapito telefonico

In questo articolo capiremo insieme cos’è esattamente il recapito telefonico aziendale e a cosa deve corrispondere l’utenza per essere in regola.

Inoltre, parleremo della possibilità di assumere un assistente virtuale o di crearsi un vero e proprio ufficio multifunzione presso terzi, in modo da poter delegare le incombenze telefoniche e ottenere dei report giornalieri da poter consultare con calma. In questa maniera, con tutta tranquillità, si avrà il tempo per richiamare coloro che sono ritenuti importanti e di organizzare la propria professione efficientemente e con meno stress.

Indice

• Recapito telefonico
• Spostare il recapito telefonico presso terzi
• Segretaria Virtuale

Recapito telefonico

Il recapito telefonico altro non è che il numero di telefono corrispondente alla sede legale di un’azienda o alla persona fisica che rappresenta la ditta individuale in oggetto. L’utenza deve essere pubblica e rintracciabile e deve corrispondere all’indirizzo dichiarato in anagrafica sui documenti ufficiali.

Tuttavia ci sono delle eccezioni:

• un libero professionista può indicare un numero di cellulare;
• un’azienda può aggiungere un numero di telefonia mobile o un fisso corrispondente al domicilio aziendale o a una filiale.

Ti consiglio di leggere anche questo mio articolo, ed eventualmente questo come approfondimento, se vuoi avere una visione più globale e chiara dei concetti di sede e domicilio aziendale. Perché è importante il recapito telefonico?

Per diversi motivi:

• la verifica dell’utenza;
• la rintracciabilità da parte di organi competenti.

Non è difficile compilare la modulistica anagrafica inserendo anche il recapito telefonico. Il problema è, semmai, la gestione delle telefonate.

Spostare il recapito telefonico presso terzi

Una scelta che sempre più imprese e professionisti fanno è quella di assumere una segretaria virtuale o di delegare alcune incombenze a un ufficio virtuale. In questo pacchetto di servizi è compresa anche l’opzione di spostare il recapito telefonico presso terzi.

Cosa significa

In poche parole si dichiara ufficialmente che il numero telefonico di riferimento dell’azienda, o del professionista, corrisponde a un ufficio esterno alla propria attività o a un singolo dipendente che non è inserito nell’organico. La figura professionale che svolge questa mansione si chiama segretaria virtuale, assistenza virtuale, oppure a distanza o, ancora, da remoto.

Tale professionista si occuperà di:

• ricevere tutte le telefonate in entrata;
• prendere nota di ognuna di esse e informare tempestivamente (laddove sia urgente) o a fine giornata il titolare;
• ricevere messaggi, SMS, comunicazioni inviate tramite app di messaggistica istantanea;
• rispondere secondo le indicazioni ricevute a tutti coloro che telefonano o inviano messaggi;
• effettuare telefonate per conto del titolare.

I vantaggi di una segretaria virtuale

• è meno costoso ricorrere a questa formula di segretariato anziché assumere un dipendente;
• si perde meno tempo durante la giornata, perché gran parte delle telefonate sono dirottate;
• si evita di rischiare di non rispondere a telefonate o messaggi urgenti.

Segretaria virtuale

Una segretaria virtuale, dunque, se delegata esclusivamente ad essere l’addetta alla gestione del recapito telefonico, si occupa esclusivamente della gestione di tutto quanto passa attraverso il telefono. Quindi, ricapitolando, telefonate in entrata ed uscita, SMS, messaggi tramite le specifiche app di comunicazione.

E l’ufficio virtuale?

Tuttavia, grazie ai moderni e versatili Business Center, non è detto che si debba accontentare solo di un assistente che sbrighi le questioni telefoniche. E’ possibile organizzare e ottenere un vero e proprio ufficio virtuale, con un team di esperti che saranno in grado di gestire gran parte del lavoro di amministrazione, burocrazia, formalità, telefonate e corrispondenza e-mail e cartacea.

Come fare?

Eleggendo il domicilio legale presso terzi, abbinato dell’opzione del recapito telefonico. Così facendo si delegherà all’ufficio virtuale gran parte del lavoro “da scartoffie”:

• gestione della posta cartacea;
• ricezione delle e-mail e delle comunicazioni pec;
• gestione del traffico telefonico (e messaggi) in entrata e in uscita;
• attenzione a tutto ciò che riguarda la burocrazia, come l’agenda delle scadenze, le comunicazioni formali, la compilazione della modulistica ufficiale

Per chi deve mandare avanti un’azienda, magari con ritmi di lavoro frenetici e serratissimi per poter accontentare tutti i clienti e trovare il giusto tempo per ognuno di loro, liberarsi dal continuo squillo del telefono e delle notifiche di e-mail e messaggi è un bel vantaggio. Tutto questo a prezzi decisamente più abbordabili rispetto all’assunzione di una squadra di segretariato in grado di occuparsi di tutto.

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